Logística solidaria; la gestión en La Gran Recogida

Viernes 29 de Noviembre, 8:15 de la mañana. Comienza la jornada.

Hoy es un día distinto, especial. Siento una energía electrizante que recorre mi cuerpo. Espero en el coche, revisando todos los cuadrantes de turnos de voluntarios, un total de doce. Aguardo a que lleguen los primeros… un grupo de cuatro señoras, amigas entre ellas que, atraídas por las publicidad en radio, fueron a apuntarse a las oficinas del Banco de Alimentos de Huelva. Hemos quedado a las 8:30.

Estoy en la puerta de Cash Cardoso, gran colaborador del Banco de Alimentos y de todo aquel que se lo pida, según parece, por auténtica convicción. Me contaba el propietario que su padre le ha enseñado que jamás hay que olvidar de dónde se proviene, mientras me enseñaba una fotografía de la habitación de una típica casa antigua donde comenzó, con una mano delante y otra atrás; la auténtica Responsabilidad Social Corporativa, la que se hace, pero que no se dice. Empresarios sin adornos ni corbatas que trabajan más que nadie y llevan en su mirada la tensión y la presión de mantener la empresa a flote en tiempos como éstos.

Hoy comienza la Gran Recogida en España, y para mi es una experiencia totalmente nueva. No sé a lo que me enfrento, y esta sensación de novedad, de responsabilidad para que todo salga bien, realmente me carga las pilas; como a un político hacer campaña electoral.

Para que esta campaña masiva se produzca, ha habido un trabajo previo en el que hemos intervenido muchas personas a varios niveles.

Desde FESBAL en Madrid, se ha negociado previamente, meses atrás, las colaboraciones con los operadores comerciales a nivel nacional. Está en sus agendas y no les coge de nuevo. Se negocia-solicita, sobre todo, ayuda para el posterior transporte del género recogido, se les avisa sobre la publicidad en los medios de comunicación, se les da una estimación de los kilos que se recogerán para que lo planifiquen en compras y no haya roturas de stock…

Todo esto es importante, no en vano durante dos días vamos a estar invadiendo «la casa» de otro y hay que establecer unas pautas de funcionamiento.

También ha habido contactos con cadenas internacionales, como explico aquí, y a nivel local, en el caso de Huelva, Supermercados el Jamón nos presta toda su colaboración a través de su empresa matriz Cash Lepe; la Gran Recogida se hace en 43 de sus supermercados en Huelva y provincia y, por iniciativa suya, se prestan a retirar todo el género y a guardarlo en sus almacenes hasta que el Banco pueda asumirlo. Siempre dan más de lo que se les pide.

Lo mismo ocurre con todas las cadenas; existe un verdadero compromiso por colaborar y hacen que todo sea mucho más fácil.

Ya a nivel local, una vez definidos los centros de donación, se establecen zonas de actuación y se reparten entre coordinadores que se encargarán de establecer contacto con los responsables de cada establecimiento.

Visitamos todos estos centros, anotamos el espacio disponible en la entrada/hall (fundamental para definir el nº óptimo de voluntarios por turno para que no se molesten entre si ni molesten al cliente) y el horario, sondeamos sobre la afluencia de público y preguntamos sobre capacidad de almacenamiento y medios de carga.

Hay supermercados muy pequeños que no tienen espacio de almacenamiento y requieren que se les recoja el género en el día (los menos); otros no tienen muelle ni elevador eléctrico, con lo que sabiendo que nuestro furgón no posee plataforma elevadora, debemos utilizar cajas en vez de box-palet para almacenar el género. Todo esto debe quedar bien definido antes de comenzar.

Las cajas y los box-palet, han llegado a nuestros almacenes una semana antes desde de

SMURFIT KAPPA colabora con los Bancos de Alimentos. Pinche en la foto

FESBAL y, apoyándonos con las administraciones locales, operadores logísticos y nuestro propio furgón, se han repartido siguiendo las premisas de estimación a recoger, capacidad para almacenar del centro y facilidad de carga, como he mencionado anteriormente. En este «lote» también se incluyen bolsas (que utilizarán los voluntarios para invitar) cartelería descriptiva y señalizadores de productos, con el fin de orientar al cliente y ambientar la tienda.

Dicho todo esto, la labor de cada coordinador es la de «cubrir» turnos de dos, tres o más horas en cada supermercado, teniendo en cuenta, además del horario, la afluencia de público y espacio disponible en la entrada. Con esta información se elaboran unos cuadrantes por cada día y centro, donde encontramos el nombre, teléfono y DNI del voluntario (Todos están asegurados) Esta labor se va haciendo desde un mes antes y concretándose los últimos diez días.

A todos y cada uno de ellos hay que informarles. En algunos casos el voluntario es experimentado pero, la mayoría no sabe qué tiene que hacer y hay que explicárselo, y que lo entienda. A pesar de que en voluntariado no hay categorías, sino funciones, aparece aquí la figura del responsable de grupo y la del capitán. Ambas figuras son fundamentales como apoyo informativo para el coordinador.

Enseñan a otros voluntarios y van transmitiendo el «cómo hacer» in situ, además de informar en todo momento al coordinador si hay cualquier incidencia, como, por ejemplo, que un grupo de amigos o voluntarios no se presenten a la hora acordada y quede sin cubrir ese turno. Esto me ha pasado y le ha pasado a más de un compañero.

Hay gente para todo, desde personas que están dispuestas a todo, donde sea, hasta aquéllas que quieren colaborar en un supermercado concreto, a una hora concreta o si no, no colaboran y se enfadan…»De todo hay en la viña del Señor».

Siempre se logran cubrir «las bajas», y se hace apoyándote en tus compañeros: yo me enteré el Sábado 30 a las 01:07 de la madrugada a través de SMS que no tenía gente para para comenzar con garantías en un supermercado en el primer turno del día siguiente. Gracias a comunicarlo por Whatsapp al grupo de coordinadores, a los 20 minutos ya lo tenía cubierto. Siempre hay alguien que conoce a alguien. Estas cosas, como otras tantas, perfectamente aplicables al ámbito de la empresa privada, se solucionan con calma y método. Quien haya trabajado en distribución de verdad, sabe de qué estoy hablando.

En los días previos, e incluso el día antes de comenzar, se informa al responsable de grupo sobre la operativa cuando abre el supermercado. Una vez que se comienza, no debe haber problemas, porque la información se va transmitiendo de turno a turno. Si esto se ha hecho bien, se puede decir que el coordinador solo se dedica a recorrer supermercados para ver cómo va todo.

Para comenzar, el viernes me construí una ruta óptima con tiempos medios de permanencia, así como los lugares donde aparcar, con lo que sabía perfectamente el orden de visita. Una vez hice la primera ruta, comencé a priorizar para visitar primero a los que requerían una especial atención, ya sea por nivel de formación o por incidencias que se produjeran (falta de cajas para empaquetar, falta de bolsas…). Recordemos que, a nivel general, y en mi caso coincide, ha habido un aumento de las donaciones en 40%, y tuvimos que reaprovisionar de consumibles muchos puntos.

Cuando actúas como coordinador asumes la imagen del Banco de Alimentos. Este papel requiere el transmitir una imagen y unos valores. Como he comentado aquí, he conocido a muchas personas y me he encontrado algunas que son fantásticas. Es obligación del coordinador sintonizar con ellas para transmitirles el entusiasmo por lo que están haciendo. Así, en los mismos días recibí a través de Whatsapp mensajes espectaculares de agradecimiento por haberles permitido conocer la experiencia del voluntariado. Algo inigualable que hay que vivir.

El último día, a última hora, acordé con todos los responsables de grupo de todos centros que me informaran aproximadamente y con detalle sobre lo recogido en los dos días. . De esta forma, con número de cajas y box-palet, podíamos hacer una estimación de lo recogido, así como empezar a hacer cábalas de cómo tratar el género en el almacén.

A día de hoy, el almacén está lleno de género, y comenzamos su clasificación . Imaginen 175.000 kg de artículos, a granel y mezclado… Bien es verdad que una pequeña parte de ese género se ha guardado de forma clasificada, incluso en cajas. Pero es una proporción pequeña.

Este año, como novedad en Huelva, vamos a incluir una cinta transportadora en donde iremos volcando los alimentos para que el que esté designado para coger el arroz, por ejemplo, lo vaya cogiendo y metiendo en cajas, que posteriormente otro retirará y paletizará.

Una vez esté todo clasificado, contado y ubicado, comenzará la entrega de los lotes de pedido a las distintas entidades. La proporción se hará en función del número de acogidos que tiene cada una, así como de las ayudas estatales que recibe. Se le da más a quien menos medios tiene y más acogidos alimenta.

Comenzaremos en unos días, por tanto, a preparar pedidos que tendrán que venir a recoger estas entidades.

Para agilizar esta labor, meses atrás realicé un estudio de adecuación del espacio en almacén y elaboré una ruta óptima de preparación de pedidos. Se modificó la distribución de las estanterías y propuse la ubicación de los productos en función a la cantidad que históricamente se recoge más. De esta forma obtenemos, con los medios disponibles, un único recorrido lineal para hacer los pedidos. Esto nos permite que varias personas preparen pedidos a la vez sin que se entorpezcan, minimizando el recorrido a seguir.

Solo en Huelva, el año pasado atendíamos a casi cien entidades que tenían acogidas a 15.000 personas. Este año, 2013, estas mismas entidades atienden en conjunto, a más de 21.000 personas, a pesar de los datos macroeconómicos.

Mucho hay detrás de aquel señor, señora, niño o niña que el sábado pasado, con un brillo especial en los ojos, le invitó a colaborar cuando fue a hacer la compra. Hay un equipo de personas, normalmente todas proactivas y comprometidas que sienten que pueden devolver algo de lo recibido en vida, a la sociedad, aportando conocimiento, tiempo, trabajo y ganas.

Tal que Arquímedes cuando citó aquello de «Dame un punto de apoyo, y moveré el mundo», «Dame un equipo y moveré el mundo«. Y resulta, que el mundo se ha movido un poquito.