Realidades del día a día: hazlo sencillo, hazlo fácil

Y triunfará.

wwwfreeimagescomphotobutterfly1623317Sobre todo en su junta de accionistas cuando presente resultados.

Quizá sueñe extraño, pero hacer más fáciles los procesos e implantar esta cultura en una empresa de servicios o en otra que sea comercializadora de productos, aumenta la productividad y, por ende, los resultados.

Pretender ser más listos que nadie, ahorrando procesos, salarios (comprando trabajadores en rebajas) y buscando innovar cuando la empresa gira en torno a sus resultados a corto, pese a lo que se pueda creer, no da los mejores resultados ni a corto y ni, por supuesto, a largo plazo.

Querido lector: siento decirle que la rueda ya se inventó y, aunque su funcionamiento se antoje sencillo, no lo es tanto.

Algunas empresas punteras en su sector entendieron esto hace tiempo y hoy por hoy son alabadas por la eficacia en su gestión, eficacia que se ve reflejada en su cuenta de resultados.
¿Casualidad? Para nada; la aplicación de principios de entornos industriales tiene mucho que ver.

Que no veamos el aire no significa que no exista; que el financiero no entienda algunas medidas o inversiones no significa que sean malas o buenas. Y, sobre todo, si éste no procede del sector (…a ver cómo le explicamos esto que no le contaron en el máster)
Que éste sea “el que pague” no implica que tenga el poder y, por supuesto, la última palabra –pese a lo que pueda creer, que sé que está convencido- porque siendo tan extremistas, si la empresa no cobra, el financiero se queda sin hacer sus fantásticas hojas de cálculo. Y todos a casa.

Tengo grabado a fuego unas palabras del señor Duró; ¡no innovéis, copiad! Más claro el agua.

Cada uno a lo suyo y todos AL SERVICIO DE TODOS. Estamos en una nueva era en la que, más allá de la palabrería barata y bonita que encontramos en “linkefacebook”, se hace más necesario que nunca el apartar los modelos de organización obsoletos para pasar a modelos más colaborativos dentro de la empresa. Aún así, vemos cómo todavía muchas voces no son escuchadas, aunque por causas diversas como la crisis, estén incluso hasta más cualificadas que las que marcan el rumbo.

Hacer que la rueda gire y gire forma parte del departamento de operaciones. Sí, ese departamento ambiguo que cada uno explica cómo le viene mejor. Para unos es logística, para otros se convierte en promotor de ventas ¿?, para otros…ni existe, para otros es explicar cómo se ha de trabajar y, para otros, es el departamento acuñado como “cadena de suministro”.

Y esta es la realidad.

El caso es que alguien  ha de discernir que:
-Los productos lleguen al cliente en tiempo, forma y calidad.
-La forma de trabajar sea adecuada para controlar esos productos que llegan, permanecen algún tiempo y vuelven.

Y para ello hacen falta herramientas. Saber cuál o cuáles, forma parte del saber hacer del profesional avezado en estas lides. No tenerlas implica tener trabajadores produciendo menos, dedicando esfuerzos y recursos a actividades que no aportan beneficios a la empresa. Así de claro.

Para el bisoño o “el listo”, es fácil caer en la tentación de pensar que si paga lo mismo al trabajador para que le haga un inventario –por ejemplo- porqué va a invertir en estudiar detenidamente cómo hacerlo de forma adecuada y qué herramientas convienen para hacerlo de forma fiable. Esta forma de pensar y actuar, garantiza perder el foco en la razón de ser del negocio, pues implica, sin dudas, que para cumplir los requerimientos de dirección-a veces caprichos autoimpuestos- , el cliente molesta.

Si esas empresas que comento al principio de este artículo, invierten decenas de millones en mejorar sus sistemas informáticos y procesos de trabajo para controlar su cadena de suministro y productividad, imagino que es por un motivo de bastante peso. Y al parecer no les va mal.
Tan sencillo como copiar y saber hacerlo, pues, a veces, muchas veces, no se trata de invertir decenas de millones, sino de aplicar técnica y saber pasar de lo abstracto a lo práctico; sentido común en pura esencia. Otras, se trata de escuchar y dejarse asesorar, que conociendo la naturaleza humana es incluso hasta más complicado.

En el sector servicios-outsourcing, hostelería-hotelería, incluso en el retail- como en cualquier otro, el foco ha de estar en el cliente. Y orientar toda la empresa al cliente, cuesta –es de reconocer- como lo es reconocer que el “segundo jefe” de la empresa es el trabajador -que hay que cuidar como al primero, o más, pues el primero es consecuencia de éste último en muchísimas ocasiones, vista la agresividad de la competencia ¿me entienden?

Todo aquello que no sume al proceso de venta es desperdicio, que dirían los seguidores de LEAN -no sin falta de razón- y a partir de aquí, construyamos el proceso.

Me reitero; cuando para llevar a cabo los procedimientos de gestión que dicta la empresa, el cliente molesta, algo falla. Es decir, cuando las exigencias de la dirección no están alineadas con la realidad diaria del negocio, y son caprichosas, una empresa que pudiendo ir mejor, simplemente va. Una que va muy bien (le compran mucho) gana menos de lo que podría y, otra que va mal, la remata; que una cosa es vender y otra despachar o que te compren. Pasar de un estadio a otro no es más que cuestión de tiempo; tiren de hemeroteca.
Incluso, aún cuando la vocación empresarial sea vender la empresa en unos años, trabajar en mejorar los procesos para optimizar el corazón del negocio es positivo a corto y largo plazo. Una empresa organizada, vale más porque tiene mejores resultados.

Orientar la empresa al cliente implica que los procesos deben estar diseñados y comprobados para que se hagan de forma sencilla y rápida. Deben de ser entendibles por un niño de tres años y estar construidos a prueba de errores.

Aún recuerdo discusiones –constructivas- con uno de los programadores de una empresa en la que trabajé que versaba sobre esa cuestión:- Y si me equivoco al introducir esto, ¿qué pasa? Mi recomendación iba orientada hacia que los sistemas deben estar diseñados para que el error no sea posible; porque nos equivocamos, aunque sea sin percatarnos (poka-yoke en estado puro). Ante la evidencia, el programador tenía que trabajar más… y eso, evidentemente, lo incomodaba.

Resulta que, cuando tus procesos los tienes diseñados así, es cuando te puedes permitir ciertos lujos como formar tu plantilla con personal “barato” e incluso de baja cualificación, ya que todo es tan sencillo que no se requiere una formación especial para desarrollarlo. Y puedes soportar, sin sufrirlo, altas rotaciones de personal… esto ya comienza a ser más tentador ¿no?
Pero, un momento, un momento… estando al tanto de la actualidad, resulta que en estos últimos tiempos estamos ante una lucha mediática entre algunos operadores (retail) que parecen competir para ver “quién da más” en cuestión de salarios y bienestar de sus colaboradores. Parece ser que alguien ha descubierto que en esto de producir y mantener el negocio saludable “sudando la camiseta” hace falta algo más que procesos lógicos y asumibles, y además influye bastante la emoción… ¡Ah! todo se complica de nuevo. Hay que dar algo más que un subsidio como sueldo y muchas sonrisas a no ser que usted se conforme con la mediocridad.

Algunos estudios ratifican que los trabajadores que se sienten bien pagados, reconocidos y escuchados -en este orden- en una empresa organizada (con sus procesos de trabajo bien definidos y sencillos) rinden más y eso trae más beneficios. Sí, no todo es “ji-ji-ja-ja” y buen rollito si lo disfrazamos de condiciones laborales “dudosas” pero con exigencias de profesional cualificado.

Gracias a Dios, vamos, poco a poco, dejando atrás esas empresas pensadas o dirigidas por personas convencidas de que la crisis es oportunidad, entre otras cosas -sobre todo- porque hay muchos trabajadores o profesionales desubicados y desesperados por ganar algo más que la ayuda por desempleo y necesitan subsistir.

Y vamos eliminando las “machadas” y los prontos caprichosos: “Esto lo hacemos en dos días”. Pues no se trata de trabajar más o menos, sino mejor, y evitamos vestir un santo para desvestir a otro…. muy típico ¿verdad? Seguro que usted recuerda una situación a la que se le puede aplicar este antiquísimo refrán.

Y repensamos los procesos. Plantearse los procedimientos en vigor (en el caso de que los haya) para adaptarlos a la necesidad real del mercado y, sobre todo, de la realidad del día a día del negocio, bajo la perspectiva del “trabajador de a pie”, no es perder el tiempo. No olvidemos que la empresa la hacen personas y, estudiar el cómo hacer las cosas en la orientación que comento, tiene, entre otras ventajas, dar sentido a la razón de ser del propio trabajador.

Si usted es un verdadero empresario o directivo, no quiere tener trabajadores que únicamente vayan al trabajo por un sueldo y le interesan sus motivaciones intrínsecas; si usted es un verdadero directivo, tiene en cuenta estos detalles y es capaz de eliminar el famoso “y esto para qué” -y “por qué“- que mina poco a poco cualquier empresa.

Tan sencillo como esto; tan real como esto y, si no es capaz de verlo, o lo quiere ver, perdone que le diga pero no es ni empresario ni directivo. Póngale otro nombre.

El cómo se mejoran los procesos puede ser materia de otro artículo y, de hecho, es una profesión, por la que incluso hasta se cobra… materia tan versátil y diversa como empresas hay en el mundo.

Como me dijo un amigo al leer el borrador de este artículo, me despido con un beso (KISS, que dirían los anglosajones)

keep it simple, stupid

 …para pensarlo… al menos.

Jaime Sanabria

Photo credit: www.freeimages.com/photo/butterfly/1623317

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